Présentation générale du poste

Le CEFIL est un organisme de formation fondé en 2009, spécialisé dans la formation et l’évaluation en français et compétences clés de personnes migrantes, et dans la formation de formateurs et l’ingénierie pédagogique. Nous pensons que la langue est un puissant levier d’insertion sociale comme professionnelle, et toutes nos formations sont pensées pour prendre en compte les besoins des publics afin de favoriser les parcours d’insertion.

Dans un contexte associatif, la personne recrutée aura pour mission de seconder la Directrice et les coordinatrices dans les tâches administratives, organisationnelles et communicationnelles de l’organisme de formation.

Descriptif des missions

• Accueil – renseignement des stagiaires, de l’équipe et des visiteurs,
• Accueil téléphonique : gestion des appels et transmission des messages
• Communication avec les stagiaires des différents groupes en formation dans le cadre du suivi de l’assiduité ou en cas d’absence du / de la formateur.rice ou encore pour rappeler une sortie / un événement (appels, sms, courriels…)
• Gestion de l’occupation des locaux (réservation de salles) et des temps de pause des stagiaires, préparation des salles de réunion
• Services généraux et relations fournisseurs et prestataires (CEFIL et 11/13 Chapelle) : commandes de matériel, fournitures, approvisionnements, maintenance du copieur et du matériel informatique, suivi de l’entretien des locaux (suivi de l’emploi du temps des agents d’entretien, etc.)
• Mise à jour de l’affichage et signalétique de l’Espace linguistique 11-13 Chapelle (locaux partagés et cogérés avec une SCOP du même secteur professionnel), du livret d’accueil des salariés etc.

• Suivi social et administratif des personnes en formation (contact avec les référents, informations sur lieux ressources, aide aux démarches sociales, gestion de l’assiduité, etc.)
• Suivi informatisé des données liées aux formations et aux stagiaires : intégration de contacts, saisie des nouveaux stagiaires  » participants « , fichiers de suivi des présences, édition des feuilles d’émargement, appui technique de l’équipe…
• Suivi des inscriptions en formation
• Suivi des sessions de formation : vérification des feuilles d’émargement, scans, copies, classement informatique et papier, transmission aux employeurs, partenaires…
• Aide à la réalisation du Bilan pédagogique et financier annuel (BPF)

• Aide à la préparation de l’établissement des contrats de travail des formateurs vacataires (notamment mise en forme sur Word des tableaux horaires)
• Suivi des relevés d’heures individuels des salariés (notamment dans le cadre de projets financés par des fonds européens)
• Aide au suivi administratif des dossiers du personnel (congés, formations…)
• Classement, archivage, tri
• Veille sur les mises à jour des procédures administratives et sociales

• Aide à la gestion des agendas
• Participation aux réunions d’équipe
• Renfort pour les réponses aux appels à projets et aux appels d’offre, ainsi que pour la rédaction des bilans
• Aide à la préparation des réunions d’équipe en collaboration avec l’équipe (ordres du jour…)
• Prise de notes et rédaction de CR
• Veille pour le respect des bonnes pratiques et de la conformité avec l’environnement réglementaire (RGPD, certification Qualiopi etc.)

• Référencement sur les sites partenaires, les plateformes et les applications mobiles du champ de la formation professionnelle (Défi métiers, Réseau Alpha, application CPF…)
• Réseaux sociaux : collecte des informations et visuels, préparation des posts sur Facebook
• Aide à l’organisation de la participation du CEFIL aux événements mis en place par les partenaires institutionnels, associatifs et commerciaux (Forums, colloques, salons etc.) et aux événements organisés par le CEFIL (sorties culturelles, rencontres…)
• Actualisation des outils : plaquettes, modèles de documents…
• Mise en forme de documents, Power Point, supports commerciaux et éventuellement selon les compétences de la personne recrutée, maquette de documents (Rapport d’activités, plaquettes, tracts…)

• Participation éventuelle aux événements festifs de l’association et au bon fonctionnement du lieu (rôle de référent 11/13 Chapelle)
• Aider à la veille du respect des règles internes par les stagiaires et les formateurs, procéder à des ouvertures et fermetures du lieu en suivant le protocole de sécurité

Compétences mobilisées

• Accueillir et renseigner tout type d’interlocuteur
• S’adapter à la communication orale d’une personne non francophone
• Adapter ses documents au lecteur
• Transmettre les informations avec précision

• Logiciels du pack Office (word, excel, power point) et utilisation d’un serveur informatique et du Google Drive
• Maîtrise d’outils numériques (tablettes, smartphones, etc.)
• Règles de confidentialité
• Règles administratives en entreprise

• Accueil bienveillant, gestion de conflit, résolution de problèmes
• Travail en équipe
• Capacité de synthèse et de reporting
• Rigueur
• Initiative et autonomie
• Polyvalence
• Souplesse et adaptation

Relations internes

• Rattachement hiérarchique : il/elle dépend de la directrice
• Rattachement opérationnel : il/elle dépend de la directrice, et travaille directement avec les coordinatrices sur les actions concernées
• Relations avec les autres services : elle collabore au quotidien avec l’ensemble des services de l’association.

Formation et compétences

Une formation dans le secteur du secrétariat / assistanat est exigée (Bac ou équivalent minimum), ainsi qu’une expérience en contact public auprès de personnes maîtrisant mal la langue française et des codes. Des connaissances sur l’organisation des formations seraient un plus.

Conditions de travail

CDD de 6 mois transformable en CDI, temps plein 35h à partir de début septembre 2022
Poste basé à Paris 18e

Rémunération

De 1750 à 1850 € brut / mois, selon formation et expérience

Personne à contacter

Merci d’envoyer, par courriel uniquement, un CV et une lettre de motivation à Claire Verdier, directrice, à l’adresse : recrutement@cefil.org

Finalité du poste

Coordonner une ou plusieurs actions de formation en lien avec la directrice, et animer des formations. Le/la responsable pédagogique participe à l’évolution des formations et met en place les process nécessaires au fonctionnement de ces formations.

Descriptif des missions

• Recrutement, accueil, et accompagnement pédagogique des formateur.rice.s salarié.e.s et formateur.rice.s stagiaires
• Création, mise à jour et suivi de la réalisation des programmes de formation
• Création et mise à jour des tests, fiches et outils pédagogiques
• Évaluation du niveau des futur.e.s stagiaires
• Constitution des groupes et organisation des plannings de formation
• Organisation et animation des réunions pédagogiques
• Encadrement de la rédaction des bilans pédagogiques individuels
• Mise en place d’actions culturelles, socioprofessionnelles et développement de partenariats
• Encadrement et contrôle du respect des indicateurs Qualiopi, et participation aux audits Formation
• Préparation et animation de cours / remplacements
• Rédaction des bilans pédagogiques individuels
• Animation de formations de formateur·rice·s

• Diffusion des offres de formation
• Gestion des orientations et des inscriptions
• Organisation du démarrage des formations, suivi de la réalisation des formations
• Suivi des stagiaires et mise à jour des documents liés à la formation, en lien avec l’assistante administrative
• Lien avec les référent·e·s et échanges/réunions avec les partenaires (entreprises, financeurs, etc.)
• Gestion des inscriptions aux certifications, en collaboration avec l’assistante administrative
• Réservation des salles de formation

• Réflexion sur le développement de nouveaux projets, en collaboration avec l’équipe
• Rédaction de dossiers de demande de subventions, en collaboration avec la directrice
• Rédaction des bilans quantitatifs et qualitatifs des actions de formations
• Élaboration du rapport d’activité annuel en collaboration avec l’équipe
• Participation à la rédaction du Bilan Pédagogique et Financier annuel
• Création de supports de communication sur l’activité de l’association
• Relations avec les financeurs des actions

• Présentation des activités du CEFIL lors de rencontres publiques et partenariales
• Création de visuels, textes et publications sur les Réseaux sociaux de l’association
• Participation à des forums et séminaires

• Ouvertures et fermetures des locaux (en alternance avec l’équipe)
• Participation à la vie collective du lieu et à la cohésion de l’équipe
• Participation éventuelle aux évènements festifs de l’association

Les missions proposées sont réalisées en collaboration avec l’ensemble de l’équipe, notamment la directrice, les coordinatrices d’actions et l’assistante administrative. Cette fiche de poste est non exhaustive, le/la Responsable pédagogique pouvant être amenée à prendre en charge toute action nécessaire au bon fonctionnement de son activité et de la structure.

Profil souhaité

• titulaire d’un Master 2 de Didactique des Langues (FLE / FLI) ;
• ayant de l’expérience dans le domaine de l’enseignement du français et des compétences clés, à destination d’un public en démarche d’insertion socioprofessionnelle ;
• ayant une expérience en encadrement de formateur.rice.s (bénévoles ou salarié.e.s) ;
• ayant déjà travaillé auprès de personnes en situation d’alphabétisation ;
• ayant des connaissances sur les enjeux institutionnels de la formation linguistique des adultes migrants
• maîtrisant les outils numériques et le Pack Office ;
• manifestant de l’intérêt pour les innovations pédagogiques ;
• appréciant le travail en équipe ;
• ayant de l’aisance pour parler en public ;
• faisant preuve d’initiative, de polyvalence et de rigueur.

Détails du poste

• Type de contrat : CDD de 11 mois (transformable en CDI) / temps plein/ démarrage le 3 octobre 2022 au plus tard
• Rémunération : 2300 € brut mensuel (CCNOF palier 16 / 250 points)
• Lieu(x) de travail : Paris 18 e (déplacements éventuels à prévoir)

Présentation de l’association

Le CEFIL est une association déclarée Organisme de formation créé en 2009. Reconnu dans toute la France pour son engagement et sa qualité pédagogique, le CEFIL est actif sur 4 pôles : la formation des apprenants, la formation de formateurs, l’ingénierie pédagogique et l’évaluation. Forte d’une équipe investie, dynamique et soudée, l’association développe régulièrement de nouveaux projets et partenariats au profit des apprenant.e.s et des formateur.rice.s. Le CEFIL est implanté dans le 18e arrondissement de Paris (plusieurs sites) et intervient aussi chez des partenaires.

Personne à contacter

Merci d’envoyer, par courriel uniquement, un CV et une lettre de motivation à Claire Verdier, directrice, à l’adresse : recrutement@cefil.org

Pour animation en sous-groupe avec les formateur.rice.s en charge du groupe, le CEFIL recherche un.e étudiant.e en Master 1 ou 2.

• Lieu : Paris 18e
• Durée : du 12 septembre au 16 décembre 2022
• Rythme : minimum 9h/semaine + temps de préparation avec le/la formateur.rice du groupe
• Jours et horaires : mardi, mercredi (ou lundi) et jeudi de 14h à 17h (et éventuellement créneaux supplémentaires selon disponibilités)
• Public : salarié·e·s en insertion de plusieurs secteurs professionnels ; différents groupes de niveau (profil alphabétisation et débutant à l’oral / profil alphabétisation et communiquant à l’oral / profil post-alphabétisation et niveau A1 à l’oral)
• Objectifs : participer à la préparation du cours, assister le/la formateur.rice pendant le cours, prendre en main un sous-groupe pendant une partie du cours, autres activités selon les besoins détectés
• Contenus des cours : français, mathématiques, informatique.
• Profil de l’étudiant(e) : bonne connaissance du CECRL, dynamique, aptitude au travail en équipe et auprès d’adultes migrants, volontaire pour faire des propositions de supports pédagogiques, aisance informatique.
• Pour postuler : envoyer CV et Lettre de motivation à Claire Verdier claire.verdier@cefil.org