Présentation générale du poste

Le CEFIL est un organisme de formation fondé en 2009, spécialisé dans la formation et l’évaluation en français et compétences clés de personnes migrantes, et dans la formation de formateurs et l’ingénierie pédagogique. Nous pensons que la langue est un puissant levier d’insertion sociale comme professionnelle, et toutes nos formations sont pensées pour prendre en compte les besoins des publics afin de favoriser les parcours d’insertion.

Dans un contexte associatif, la personne recrutée aura pour mission de seconder la Directrice et les coordinatrices dans les tâches administratives, organisationnelles et communicationnelles de l’organisme de formation.

Descriptif des missions

1. Accueil, gestion logistique et vie du lieu (en lien avec l’ensemble de l’équipe)

• Accueil – renseignement des stagiaires, de l’équipe et des visiteurs,
• Accueil téléphonique : gestion des appels et transmission des messages
• Communication avec les stagiaires des différents groupes en formation dans le cadre du suivi de l’assiduité ou en cas d’absence du / de la formateur.rice ou encore pour rappeler une sortie / un événement (appels, sms, courriels…)
• Gestion de l’occupation des locaux (réservation de salles) et des temps de pause des stagiaires, préparation des salles de réunion
• Services généraux et relations fournisseurs et prestataires (CEFIL et 11/13 Chapelle) : commandes de matériel, fournitures, approvisionnements, maintenance du copieur et du matériel informatique, suivi de l’entretien des locaux (suivi de l’emploi du temps des agents d’entretien, etc.)
• Mise à jour de l’affichage et signalétique de l’Espace linguistique 11-13 Chapelle (locaux partagés et cogérés avec une SCOP du même secteur professionnel), du livret d’accueil des salariés etc.

2. Gestion administrative des formations

• Suivi social et administratif des personnes en formation (contact avec les référents, informations sur lieux ressources, aide aux démarches sociales, gestion de l’assiduité, etc.)
• Suivi informatisé des données liées aux formations et aux stagiaires : intégration de contacts, saisie des nouveaux stagiaires  » participants « , fichiers de suivi des présences, édition des feuilles d’émargement, appui technique de l’équipe…
• Suivi des inscriptions en formation
• Suivi des sessions de formation : vérification des feuilles d’émargement, scans, copies, classement informatique et papier, transmission aux employeurs, partenaires…
• Aide à la réalisation du Bilan pédagogique et financier annuel (BPF)

3. Appui à la gestion administrative des Ressources Humaines

• Aide à la préparation de l’établissement des contrats de travail des formateurs vacataires (notamment mise en forme sur Word des tableaux horaires)
• Suivi des relevés d’heures individuels des salariés (notamment dans le cadre de projets financés par des fonds européens)
• Aide au suivi administratif des dossiers du personnel (congés, formations…)
• Classement, archivage, tri
• Veille sur les mises à jour des procédures administratives et sociales

4. Assistanat à l’équipe de coordination et de direction

• Aide à la gestion des agendas
• Participation aux réunions d’équipe
• Renfort pour les réponses aux appels à projets et aux appels d’offre, ainsi que pour la rédaction des bilans
• Aide à la préparation des réunions d’équipe en collaboration avec l’équipe (ordres du jour…)
• Prise de notes et rédaction de CR
• Veille pour le respect des bonnes pratiques et de la conformité avec l’environnement réglementaire (RGPD, certification Qualiopi etc.)

5. Communication

• Référencement sur les sites partenaires, les plateformes et les applications mobiles du champ de la formation professionnelle (Défi métiers, Réseau Alpha, application CPF…)
• Réseaux sociaux : collecte des informations et visuels, préparation des posts sur Facebook
• Aide à l’organisation de la participation du CEFIL aux événements mis en place par les partenaires institutionnels, associatifs et commerciaux (Forums, colloques, salons etc.) et aux événements organisés par le CEFIL (sorties culturelles, rencontres…)
• Actualisation des outils : plaquettes, modèles de documents…
• Mise en forme de documents, Power Point, supports commerciaux et éventuellement selon les compétences de la personne recrutée, maquette de documents (Rapport d’activités, plaquettes, tracts…)

6. Vie associative

• Participation éventuelle aux événements festifs de l’association et au bon fonctionnement du lieu (rôle de référent 11/13 Chapelle)
• Aider à la veille du respect des règles internes par les stagiaires et les formateurs, procéder à des ouvertures et fermetures du lieu en suivant le protocole de sécurité

Compétences mobilisées

Savoir-faire

• Accueillir et renseigner tout type d’interlocuteur
• S’adapter à la communication orale d’une personne non francophone
• Adapter ses documents au lecteur
• Transmettre les informations avec précision

Connaissances

• Logiciels du pack Office (word, excel, power point) et utilisation d’un serveur informatique et du Google Drive
• Maîtrise d’outils numériques (tablettes, smartphones, etc.)
• Règles de confidentialité
• Règles administratives en entreprise

Aptitudes

• Accueil bienveillant, gestion de conflit, résolution de problèmes
• Travail en équipe
• Capacité de synthèse et de reporting
• Rigueur
• Initiative et autonomie
• Polyvalence
• Souplesse et adaptation

Relations internes

• Rattachement hiérarchique : il/elle dépend de la directrice
• Rattachement opérationnel : il/elle dépend de la directrice, et travaille directement avec les coordinatrices sur les actions concernées
• Relations avec les autres services : elle collabore au quotidien avec l’ensemble des services de l’association.

Formation et compétences

Une formation dans le secteur du secrétariat / assistanat est exigée (Bac ou équivalent minimum), ainsi qu’une expérience en contact public auprès de personnes maîtrisant mal la langue française et des codes. Des connaissances sur l’organisation des formations seraient un plus.

Conditions de travail

CDI temps plein 35h à partir du 1er septembre 2022
Poste basé à Paris 18e

Rémunération

À partir de 1800 € brut / mois, selon formation et expérience

Personne à contacter

Merci d’envoyer, par courriel uniquement, un CV et une lettre de motivation à Claire Verdier, directrice, à l’adresse : recrutement@cefil.org